Bestyrelsesmøde nov. 2007

FREM bestyrelsesmøde d. 27. nov. 2007
Deltagere: Lis, Fie, Niels H, Olav, Niels B., Steen

1. Diskussion af Cassiopeia's Clausen arrangement. Enighed om at de skal betale ordinær takst
2. Diverse vedligeholdelse: Steen & Olav sørger for EL-installation på scenen
   JP har skaffet lægter til loftet. Peter Munk har sponsoreret maling til diverse småting.
3. Referat af "Riscon's " besøg i FREM og fra møde med kommunens fritids- og kultur-udvalg.
4. Musik-øvelokaler: Olav og Fie søger ca. 10.000 fra Fællesrådets kulturfond til trommesæt. Frist 1/2 2008.
5. Fie laver (på et tidspunkt) visions-papir vedr. ønsker t. huset
   
6. Niels B. orienterer foreningerne om forsikringer og kopimaskinen. Vi betaler kr. 800 pr år for service inkl. toner. Toner skal bestilles god tid i forvejen. Telefonnr står ved printeren.
   
7. Brand-tilsyn d. 29/11

Næste møde 29/1 2008kl. 19 hos Fie

Betyrelsesmøde okt. 2007

FREM bestyrelsesmøde d. 16. okt. 2007
Deltagere: Lis, Fie, Niels H, Olav, Niels B. Afbud fra Steen

1. Gennemsyn af FREM i torsd d. 17/8 kl. 9.
   Konsulent-firmaet Riskcon tlf. 5695 1556, e-mail: mgj@riskcon.dk.
   Fie og/eller Steen deltager.
   
   
2. Ønsker t. FREM
   Steen og Fie sætter sig sammen.
   
   
3. Nødudgang. Fie følger op på tidligere henvendelse til brandinspektør
   
   
4. Bestyrer/spiritus-bevilling: Niels har lavet ansøgning. Lis leverer tal til "Omsætning for Restauranten".
   
   
5. Forsikringer: Alle forsikringer er nye/ændrede 1/1 2005
   
   1. Virksomhedsforsikring (præmie 2005 4.080 pr. år):
      Brand, tyveri, vand/storm, drifts-tab, El-skade
   2. All-risks maskinforsikring m.v (præmie 2005 1.164 pr. år).
      Filmfremviser m.v.
      
   3. Erhvervsansvar (præmie 2005, 1.000 pr. år):
      Person- og ting-skade (hhv. 6 og 2 mio)
   I alt godt 6000 pr. år.
   Niels B undersøger nærmere og orienterer foreningerne
   
   
6. Kopimaskine
   Lis køber patron i Nexø og opsiger Canon service abonnement.
   Vi undersøger om nye (fra mælkebøtten) virker!
   
   
7. Evt.
   Musik-øvelokaler: Olav og Fie søger ca. 10.000 fra Fællesrådets kulturfond til trommesæt.
   Næste møde: tirs. 27/11 kl. 19 hos Fie
   Julefrokost: 14/12 kl 19 hos Lis!!
   
   

Bestyrelsen

Bestyrelse:
M. fordeling af ansvar og arbejdsopgaver

• Niels Holm (mail: bornnielsholm @gmail.com, tlf. 21 77 50 50)
  henter post tirsd., backup på vedligeholdelse ude og inde. Energiaflæsning.
• Laila Lund Balle (mail: llballe@gmail.com, tlf: 23 37 17 97)
  regnskab, udlejning og kontrakter
  
• Niels Bjerre, formand (niels @bjerre.net, tlf.: 56 44 30 30)
  henter post lørd., booking-kalender og internet samt dagsorden, indkaldelser og referater og kontakt t. kommunen
  
• Olav Johannesen (mail: olav @groovysound.dk, tlf.: 56 44 33 54)
  invendig vedligeholdelse
  
• Fie Keldkjær (mail: kelkjaer @mail.tele.dk, tlf.: 40 14 39 69 el 75 72 39 69)
  henter post torsd., fundraising, fødevarekontrol, spriritusbevilling, backup på Laila, backup på Niels B (kontakt t. kommunen, dagsorden m.v.)
  
• Steen Hansen (suppleant) (mail:steen @svaneke.net, tlf.: 56 49 62 15)
  Udvendig vedligeholdelse, backup på booking-kalender, backup på fødevarekontrol
  
• Hanne Nimskov (suppleant) (mail: nimskov @mail.dk, tlf.: 24 44 82 62)
  

• Jens Peter Müller (revisorer)
• Steen Hansen (revisorer)
• Lars Trolle (revisorer-suppleant)

Opgaver

-----------

Ansvarlig--

Medansvarlig/vikar?

Regnskab

Laila

Fie

Udlejning/kontrakter

Laila

Fie

Fundraising

Fie

Steen

Frem: hente/ekspedere post*

tirsd.

Niels H.

Fie

Frem: hente/ekspedere post*

torsd.

Fie

Niels B

Frem: hente/ekspedere post*

lørd.

Niels B.

Niels H

Frem's web-site

Niels B.

Steen

Administration af nøgler

Niels H

Lis

Kalender

Niels B.

Steen

Dagsorden, indkaldelser og referater bestyrelsesmøder

Niels B.

Fie

Indvendig vedligeholdelse **

Olav

Niels H

Udvendig vedligeholdelse **

Steen

Niels H

Kontakt t. kommunen

Niels B.

Fie

Fødevarekontrol

Fie

Steen

FREM Bestyrelsesmøde 29/5

Bestyrelsesmøde Tirsd. 29/5 kl. 19 hos Fie
Deltagere: Fie, Lis, Olav, Niels H., Niels B. Afbud fra Steen.

1. Arbejdsdeling
   Tilføj: Energiaflæsning: Niels H
   Tilføj: Spiritusbevilling: Fie
   
2. Maling af facade og døre. Andet på byggesagen?
   Der laves en male-prøve i smøgen mod Bulow
   Når malingen er færdig (inkl. døre) er byggeprojektet afsluttet
   
3. Fødevarekontrol
   Vi er sluppet for bøde. Fie laver forskrifter for foreningerne og vores "egenkontrol"
   Fie vil også kontrollere rengøringen ca. 1 gang om ugen.
   
4. Sikkerhed i FREM:
   Nødudgang i kælder: Niels B. taler med Steen om hvem der har lukket nødudgangen. Fie snakker med kommunen og forsøger at få dem til at reetablere nødudgang.
   Næste møde i FREM hvor vi ser på EL-sikkerhed, slukkere, 1-hjælps-udstyr m.v.
5. Brugermøde: Erfaringer
   Godt effektivt møde, selv om der ikke var så mange fremmødte.
   Niels B. sender reminder omkring 1. august om at få ønsker frem inden fristen og før brugermødet i august..
   
6. Evt.
   

• Niels B og Steen henter kopimaskine, der er doneret af Mælkebøtten. Vi takker!
• Panel smadret v. toilettet. Olav ser på det.
• Niels B. skal finde spiritusbevilling t. Fie.
• Hovedrengøring:
  - Cassiopeia: Operatørrum og foyer
  - NoKids: Scenen
  - NoName: Salen
  - Bestyrelsen: Kælderen
  - SVAK: Loftet
  Færdig: senest v brugermødet d. 27/8
• Lampe i operatørrum til kontrol af lyset i salen. Niels H får pris - evt. koordineret m. Steen der skal have el-sikkerheds attest fra Nyborg.

Næste møde: Tirsd. d. 14/8 kl. 19. i FREM.

Frem repræsentantskabsmøde 2007

Referat af møde d. 26/4 2007 kl. 19

1. Steen Hansen valgt som dirigent, Niels Bjerre som referent.

2. Beretning af forkvinden, Hanne Nimskov (vedlagt). Blev suppleret af

• Jens Peter Müller, der fortalte om nye lysanlæg, anskaffet og opsat af NoName. De vil gerne give instruktion i opsætning og betjening af anlæget.
• Steen fortalte om at El-anlæget er opgraderet for en pris af ca. 12.000, så strømsvigt under koncerter forhåbentlig undgås.
• Steen om besøg af kommunens kultur-udvalg. Foreningerne skal bidrage med oplysninger og konkrete ønsker til huset - senest 1. maj.
• Der har været problemer med at huset ikke altid har været afleveret i ordentlig tilstand, så "efterkommerne" er blevet tvunget til at starte med rydde op. Der er blevet strammet op, og Steen mente at det er blevet meget bedre den seneste tid.

3. Regnskab for 2005 og 2006 blev uddelt, og det seneste regnskab blev gået igennem.

• Telefonforbrug 6159 er dyrt. Det skyldes formentlig et gammelt ADSL-abonnement, men bestyrelsen bør analysere det aktuelle forbrug.
  
  
• Regnskaberne for 2005 og 2006 blev godkent.

4. Lejeafgifter og kontingent.

• Filmfremvisning er tidligere sat til kr. 100, fordi Cassiopeias eksistens var truet. Det er ikke længere tilfældet. Derfor sættes prisen op til kr. 150. Prisliste vedlagt.
  

5. Ingen indkomne forslag

6. Bestyrelsen:

• Ikke på valg: Niels Holm og Lis Gilbertsson
• Niels Bjerre (genvalgt), Olav Johannesen (genvalgt), Fie Keldkjær (nyvalgt)
• Suppleanter Steen Hansen, Hanne Nimskov.

7. Revisorer

• Steen Hansen og Jens Peter Müller
• Suppleanter: Trolle
  

8. Evt.

• Niels Holm rejste problemet med film-lærredet, der skal tilses af reparatør ovrefra. Der er også behov for at få lavet en tromle fræset med rille, der styrer wire.
• Helle: Cassiopeia har et problem fred-lørd d. 4-5 maj. hvor der er NoKids, fred. og koncert lørdag. NoKids blev opfordret til at være fleksible, så der kan være film fredag eftermiddag. Endnu ingen afklaring.
• Jens Peter opfordrede (igen) til at bestyrelsen jævnligt indkalder til møde mellem FREM's brugergrupper. Der var almindelig enighed om at afholde et brugergruppe-møde her i foråret hvor vi bl.a. kan diskutere ønsker til kommunen.
  
• Helle opfordrede til at FREM-kalender udskrives månedligt og hænges op i FREM som orientering.
• Helle opfordrede bestyrelsen til at udbrede kendskabet til hvordan man stabler et arrangement på benene - god ide!
  
• Müller oplyste at der åbner et musik-mødelokale i Salsen i Årsdale. Der er house-warming lørdag.
• Nøgler i nye dør skal udskiftes.
  
• Enighed og at FREM ikke udlejer selskabslokaler og IKKE udlåner inventar til private.
  

Planer og ønsker

Planer og ønsker til faciliteter og indretning af FREM
Fra bruger-møde d. 7. maj. 2007

Hvert "projekt" har en ansvarlig og evt. en "hjælper", der er ansvarlig for at lave (eller skaffe) en kort beskrivelse og et budget. Frist 15. august. Diskuteres på næste brugermøde mand. d 29. august.

1. Lys-skinner m. hejseværk (Jens Peter (JP)/Fie)
2. Instrumenter t. øverum (Olav)
3. PA-anlæg (højtalere, equalizer, mikrofoner) (JP)
4. Kælder renovering (Fie)
   
5. Digital film-fremvisning (Niels H)
6. Ventilationsanlæg (JP/Steen)
7. Tilbygning parkeringsplads (Fie)
8. 2 garderobestativer eller garderobestænger (JP)
9. Sammenklappelige stolerækker og nyt gulv i salen (Olav)
10. Pude-/hynde-kasse (JP)
11. Renovering af EL-anlæg (Steen/Olav)
12. Aftageligt gelænder til scenen (JP)
13. Fornyelse/renovering af lærred og spil (Fie)
    

Brugermøde

Mand. d. 7. maj kl 19.
Der var desværre kun 3 deltagere foruden en fuldtallig bestyrelse: 1 fra Cassiopeia og 2 fra NoName.

1. Orientering fra bestyrelsen: Arbejdsdeling.
   Orientering om den nye ansvars- og arbejdsdeling i bestyrelsen
   
2. Fødevarekontrollen
   Fie orienterede om besøg af fødevarekontrollen. Der er risiko for bøde på mindst 10.000 fordi der blev fundet mange forældede fødevarer (slik og sodavand). Foreningerne opfordres til jævnligt at gøre rent og rydde ud i forældede varer. Fie kontakter fødevarekontrollen og er udnævnt til "intern fødevarekontrol".
   
3. Fælles plakat-distribution?
   Foreningerne kan forenkle og forbedre deres distribution af plakater gennem et samarbejde. Der var almindelig opbakning til ideen, og bestyrelsen arbejder videre med ideen. Vi opfordrer alle der har mulighed til at melde sig til denne liste med personer, der kan opsætte plakater forskellige steder:
4. Orientering om maling af facaden.
   Se referat af bestyrelsesmøde
   
5. Planer og ønsker til indretning og faciliteter.
   Se Planer og ønsker. Frist for at lave (eller skaffe) en kort beskrivelse og et budget er d. 15. august. Det diskuteres på næste brugermøde som jeg foreslår til mand. d 27. august.
6. Indretning og anvendelse af loftet.
   Da vi nåede så langt var alle trætte, og punktet blev udskudt.
   

Plakat-distribution

Her er en liste med personer, der kan opsætte plakater forskellige steder:

• Snorrebakken: Pædagogisk Center:
  Erik Wenzel, Vippebakke 1, tlf.: 56496468
• Mælkebøtten:
  Bente Bjerre, Lille Plads 4, tlf.: 56443030
• Almegårds kaserne: 2 stk. : Kantinen & Xcompetence
  Niels Bjerre, Lille Plads 4, tlf.: 56443030

Hvor kan du ophænge plakater? Tilmeld dig hos Niels Bjerre: mailto: niels@bjerre.net eller tlf. 5644 3030.

Betyrelsesmøde 24/4 2007

Til stede Lis, Olav, Niels H, Niels B. - Hos Lis
Afbud fra Steen

Mailing af facaden
Steen, Olav og lis har studeret et nymalet rød/hvidt hus (for enden af Skippergade, set fra Storegade) og anbefaler denne farve, med gråt i søjlefelterne. Der var opbakning til dette, og de 3 går videre med denne løsning. I samme omgang skal der skiltes med "Kulturhuset FREM" på siden af huset. Og indersiden af dobbeltdørene i salen skal så vidt muligt males i samme omgang.

Valg af formand
Niels B valgt som formand, med det forbehold, at han stadig ikke kan eller vil få sin daglige gang i FREM. Der var enighed om at formanden havde pligt til at uddelegere de forskellige arbejdsopgaver.

Brugermøde
d. 7. maj kl. 19. Se vedlagte

Nøgler
Niels H. oplyste at der ikke er flere systemnøgler. Det er ca. 3 år siden vi fik nøgler, og der var stemning for at få nye nøgler og samtidig få låsen i de nye døre synkroniseret med hoveddøren. Niels H. tager affære.

Næste møde:
Tirsd. 29/5 kl. 19 hos Fie. Helgolandsgade 9.

FAQ

Hvordan laver jeg et arrangement i FREM?
Hvis du/I har en ide til et godt arrangement er der flere muligheder:

1. I kontakter en af medlemsforeningerne og prøver at få foreningen til at stå for arrangementet. Det er billigst, fordi medlemsforeninger har billigere pris for leje af huset. De kan ofte også hjælpe med frivillige til arrangementet.
2. I kan kontakte FREM (frem @svaneke.net) eller et af bestyrelsesmedlemmerne med henblik på låne/leje kulturhuset.

Kan jeg leje FREM til et privat selskab?
Nej - FREM er et kulturhus - ikke selskabslokaler. Vi udlåner eller udlejer heller ikke udstyr/inventar til private

Hvad med forsikring?

Frem har har følgende forsikringer, de alle er nye/ændrede 1/1 2005

1. Virksomhedsforsikring (præmie 2005 4.080 pr. år):
   Brand, tyveri, vand/storm, drifts-tab, El-skade
2. All-risks maskinforsikring m.v (præmie 2005 1.164 pr. år).
   Filmfremviser m.v.
   
3. Erhvervsansvar (præmie 2005, 1.000 pr. år):
   Person- og ting-skade (hhv. 6 og 2 mio)

PS: Erhversansvarsforsikringen dækker "ikke ansvar for virksomhed der drives i eller på ejendommen"

Om foreningen FREM

Frem er en forening af foreninger, med det formål at stå for driften af og koordinere brugen af Kulturhuset FREM. Det er medlemsforeningerne, der lejer sig ind i FREM og laver arrangementer.

Adresse:

• Brænderigænget 10
  3740 Svaneke (Google Maps)
  Tlf.: 56 49 73 93
  mailto: frem @ svaneke.net
  
  SE-nr: 84840319
  Danske Bank, Nexø
  6961 4811058688
  

Medlemsforeninger:

• NoName (musikforening): mail:noname @svaneke.net
  
• Cassioepeia bio: mail:cassiopeia @svaneke.net
• NoKids (diskotek): mail:nokids @svaneke.net
• Svaneke Skole
  
• 5-juledag (musikarrangementer m.v.): mail:5-juledag@svaneke.net
• SVAK (Svanekeaktørerne) svak@svaneke.net.
  

Bestyrelse:
Se Frems bestyrelse og anvarsfordeling

Prisliste

Prisliste (ekskl. moms) pr. 1.4.2007:

Foreningsmedlemsskab af FREM

• Kr. 1000 pr. år:

Arrangementer:

• Gratis for ikke-kommercielle (gratis) arrangementer, der har karakter af folkeoplysning.
• Kr. 150 pr. film-fremvisning.
• Kr. 500 for at bruge FREM til forberedelse af arrangementer.
• Kr. 500 for arrangementer med færre end 40 betalende deltagere
• Kr. 1000 for alle andre arrangementer.
• Kr. 2000 for arrangementer afholdt af ikke-medlemmer
• Kr. 250 kr for rengøring pr. påbegyndt time. (hvis arrangøren ikke har gjort rent)